Вкладыш в трудовую книжку: как оформить, образец, что это такое, для чего нужен, зачем, нумерация, штамп

К концу трудовой деятельности многие граждане обнаруживают, что трудовая также завершается, то есть страницы в ней заканчиваются.

У некоторых лиц, отличающихся особой активностью, последняя страница заполняется, когда до пенсионного возраста ещё очень далеко. В этих случаях ситуация решается за счёт вкладыша, который вшивается в заканчивающуюся трудовую, продолжая её.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Что такое вкладыш?

Вкладыш в ТК – документ, имеющий следующие характеристики:

• размер (формат) 88х125 мм;
• обложка картонная;
• содержит 46 страниц;
• имеет элементы защиты.

Внутри бланк вкладыша в точности повторяет графы и иную структуру трудовой, а также наделён собственным идентификационным номером, который проставлен на каждом листе вкладыша в правом верхнем углу.

Идентификационный номер вкладыша регистрируется в книжке работника, что создаёт неразрывную связь между двумя этими документами.

По завершении использования ТК в том случае, если последняя страница документа заполнена и на ней не осталось места для необходимой записи, ни в коем случае нельзя:

• Зачёркивать сведения о награждениях и поощрениях и вносить вместо них сведения о работе.
• Вкладывать или вклеивать чистые листы от бланков трудовых и вносить на них сведения.
• Заводить новую трудовую.

Вкладыш станет единственным правомочным продолжением внесения записей в ТК, что продиктовано Правилами, утверждёнными на правительственном уровне 16.04.2003 года за № 225.

На вкладыше будут продолжать вноситься записи в том же порядке и по аналогии с тем, как это происходило при заполнении трудовой.

Соответственно вкладыш станет правовым основанием для оформления трудового стажа работника и его последующего учёта при начислении пенсии.

Где получать?

По большому счёту, работника этот вопрос беспокоить не должен. Бланки вкладышей, так же как и бланки трудовых должны храниться в отделе кадров предприятия или в бухгалтерии. На маленьких предприятиях, где эти отделы отсутствуют, за хранение бланков отвечает уполномоченное лицо.

Индивидуальный предприниматель обеспечивает бланками работников лично. То есть бланки у работодателя всегда должны быть. Он обязан закупать их в специализированных торговых организациях по мере необходимости и хранить вне доступа для посторонних лиц, предварительно зарегистрировав в приходно-расходном журнале.

• По мере необходимости, когда в закончившуюся трудовую нужно внести запись, уполномоченный за внесение записей работник получает бланк вкладыша под роспись и аккуратно, с соблюдением норм и правил, заполняет его.
• Приобретать вкладыш обязана организация (предприятие) или работодатель юридическое лицо.
• Эти бланки, как и бланки книжек, имеют определённую степень защиты, их приобретение осуществляется работодателем в соответствии с положениями и в порядке, установленными Министерством Финансов РФ.

Обычно организации заключают договор о поставке бланков на предприятие.

Доверять эту процедуру работнику неправомерно, так как в зону его доступа не входит возможность контакта с обозначенными организациями, гарантирующими качество бланков.

Он может приобрести бланк, качество которого сомнительно. А работодатель обязан сотрудничать с компаниями, имеющими лицензию на реализацию полиграфической продукции.

Организация имеет право по усмотрению руководителя:

• Передать бланк работнику безвозмездно (п.44, 48 Правил).
• Взимать деньги за выдачу бланка вкладыша (п.47 Правил).

При этом работодатель не имеет права завышать цену на бланки вкладышей в сравнении с ценой закупки. Если партия бланков вкладышей закупалась по соответствующей стоимости, а впоследствии цена возросла – это также не может стать причиной повышения цены на бланк.

Заявление на получение

Если работодатель взимает деньги, истраченные им на приобретение бланков вкладышей, то он может использовать два актуальных способа:

• получить наличными;
• вычесть из заработной платы.

Выбор способа компенсации стоимости бланка зависит от работодателя, он же может предоставить выбор удобного способа оплаты работнику. Но работодатель должен понимать, что работник, предпочитающий, чтобы средства вычли из зарплаты, должен подтвердить это письменно, в форме заявления.

Заявление пишется бухгалтеру, главному бухгалтеру или кадровику.

Всё зависит от порядка, установленного в организации. Если вопросом занимается уполномоченное лицо – заявление нужно будет написать ему. Однако составляется оно на имя руководителя организации или предприятия. Уполномоченное лицо или отдел примут его, удостоверят подписью руководителя предприятия и пустят в делопроизводство.

На основании подписанного руководителем и оформленного по всем правилам заявления можно произвести вычет средств. Без просьбы, выраженной в заявлении, никаких вычетов производить нельзя.

В нём должны быть указаны в верхнем правом углу фамилия и инициалы руководителя, к которому обращается работник, а ниже – сведения о заявляющем.

Далее нужно логично изложить следующее:

• Заявить о том, что в трудовую книжку необходим вкладыш, с указанием причины.
• Попросить выдать и надлежаще оформить вкладыш в ТК.
• Просить вычесть стоимость бланка вкладыша из заработной платы за текущий месяц. Обязательно указать сумму, соответствующую стоимости бланка вкладыша. Эти сведения можно получить у ответственного лица или в бухгалтерии.
• Поставить дату и подпись

Выдача вкладыша

Вкладыш в ТК выдаётся не лично на руки сотруднику.

Его может получить лишь уполномоченное лицо, под роспись. Если уполномоченный за ведение ТК хранит бланки у себя в сейфе (шкафу), то ему остаётся лишь взять бланк вкладыша и начать заполнять его.

Тем не менее, заполнение бланка является его выдачей.

Соответственно, если предприятие взимает плату за бланки – работнику нужно расписаться в приходно-расходной книге бланков самому или написать заявление.

Запись о выдаче вкладыша в ТК осуществляется на внутренней стороне обложки трудовой. Здесь кадровик или ответственный ставит штамп и номер вкладыша. Этот номер проставлен по всему продолжению вкладыша, на всех листах типографским способом, то есть каждый экземпляр этого документа уникален. Запись о выдаче даёт ему юридическую силу полноценного документа.

Где регистрируются?

После приобретения организацией бланков трудовых и вкладышей к ним, они должны быть проведены соответствующим актом приёмки. После их приобретения, они должны быть оформлены в соответствующем журнале. Здесь регистрируется их приход и расход.

Эта приходно-расходная книга учёта бланков ведётся бухгалтерией, поэтому зачастую и бланки хранятся здесь же. В других случаях бухгалтера лишь получают партию бланков, сразу же передавая их кадровикам или уполномоченным. Если бланки хранятся в бухгалтерии, кадровик даёт заявку главному бухгалтеру, а впоследствии отчитывается за использование бланка.

Если бланк испорчен при заполнении титульного листа или внесения первичной записи во вкладыш, он списывается специальным актом и уничтожается. Исправлять испорченные таким образом бланки или продолжать их использовать недопустимо.

При приёме на работу сотрудника с вкладышем в трудовой, в Книге учёта движения ТК вкладыш регистрируется вместе с трудовой. Регистрация в Книге осуществляется по данным, которые составляют форму основного документа (ТК).

Правила и инструкции ведения и заполнения вкладыша в ТК

Ведение вкладыша ориентируется на два важнейших в этом отношении документа:

• Правила, утверждённые Правительством 16.04.2003 года за № 225.
• Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 года за № 69 – Инструкции по заполнению и ведению ТК и вкладышей к ним.

Вкладыши заполняются в соответствии с перечисленными нормативными документами.

Заполнить вкладыш в ТК нужно аккуратно, без помарок. Он заполняется до внесения номера в ТК и подшивки. Дело в том, что при заполнении может быть допущена помарка или описка.

В этом случае придётся менять бланк и исправлять внесённый на титульный лист трудовой номер. Если при заполнении титульного листа вкладыша допущена помарка или ошибка – бланк нужно заменить и сделать аккуратную запись на новом бланке, а испорченный – списать актом.

Дата заполнения обычно выбирается не произвольно, а связана с необходимостью внесения новой записи:

• о приёме или увольнении;
• о переименовании отдела или организации;
• об изменении формы собственности и т.п.

Например, работник подал заявление об увольнении за 2 недели заранее. В этот период готовится приказ об увольнении и приводится в порядок ТК. Если есть необходимость – заполняется вкладыш.

Иногда заполнение вкладыша связано с очередной инспекторской (или иной) проверкой. То есть дата заполнения вкладыша не должна быть связана с определённым событием, отражённым в трудовой.

Тем не менее, такую связь можно допустить.

Штамп о выдаче может правомерно заменить собой надпись, внесённую вручную. Так же как и надпись, штамп ставится в верхнем правом углу титульного листа трудовой. Это небольшой прямоугольник 10х25 мм, который состоит из формулировки: «Выдан вкладыш». Номер вкладыша вписывается уполномоченным за выдачу.

Он вносит её, заполнив оставшееся место. Следующая запись вносится уже во вкладыш. Нормой считается, если запись о приёме осталась в трудовой. А во вкладыш внесены сведения об увольнении.

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей, внесённых в трудовую. То есть первый порядковый номер во вкладыше на единицу больше того, который оказался последним в трудовой книжке. Если один вкладыш уже существует, следующий продолжает нумерацию предыдущего.

Пошаговое оформление

Чистый бланк вкладыша заполняется по аналогии с записями в трудовой книжке.

Однако, во вкладыше сведения могут быть более актуальными. Например, изменилась фамилия в связи с замужеством. Работник приобрёл высшее образование, повысил разряд и т.п. нужно обязательно идентифицировать сведения в документах. Если на титульном листе не отражена новая фамилия работника – её недопустимо указывать во вкладыше без изменения в трудовой.

После заполнения вкладыша, чтобы избежать помарки:

• Нужно проверить все внесённые сведения на титульный лист и в графы вкладыша.
• Поставить штамп или сделать запись о выдаче вкладыша.
• Внести уникальный идентификатор (номер) вкладыша.
• Подшить вкладыш к трудовой.

Правильно подшитый вкладыш, должен быть скреплён с трудовой. Крепление должно соответствовать инструкциям.

Его нельзя приклеивать, закреплять скрепками, металлическими скобами и пользоваться прочим материалом. Он подшивается к внутренней стороне обложки трудовой, точнее – между обложкой и последней страницей книжки.

Подшивается он при помощи ниток. Для этого используют обычные хлопковые нитки, лучше всего — № 10. Они достаточно прочные и не разрывают бумагу при использовании вкладыша. Пришивают вкладыш следующим образом:

• От верхнего и нижнего края вкладыша отступают приблизительно по 2-3 см.
• Шилом проделываются отверстия.
• Игла с ниткой продевается в обложку вкладыша и обложку трудовой, вытягиваясь через её заднюю стенку.
• Игла возвращается, продеваясь через заднюю стенку обложки трудовой, затем через отверстие в обложке вкладыша.
• Таким образом, нужно сделать несколько аккуратных стежков, прикрепив нитками вкладыш в ТК.

Действителен ли вкладыш без трудовой?

Сам по себе вкладыш не действителен, о чём констатируют положения Правил и Инструкций, а также другие правовые документы Трудового законодательства.

Без ТК по вкладышу недопустимо:

• принимать на работу;
• увольнять с работы;
• делать учётную запись;
• проводить другие процедуры.

Вкладыш должен быть подшит к трудовой книжке и зарегистрирован на её титульном листе. Только после этого документ считается действительным.

Источник: https://naim.guru/trudovaya-knijka/oformit-vkladysh.html

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

• Запись в трудовую книжку нужно внести, но место напрочь отсутствует.
• Казалось бы простая ситуация и решается она единственно верным способом – заведением вкладыша.
• Но где этот вкладыш в трудовую книжку взять?
• Как его следует вшить, заполнить?
• Брать ли деньги у сотрудников за оформление?

Вопросов у кадровика, особенно начинающего и неопытного, может возникнуть предостаточно. Попробуем разобраться, как максимально правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, чтобы ни одна проверка не подкопалась.

Для чего нужен?

Необходимость во вкладыше возникает в том случае, если все страницы раздела заполнены, и место для последующих записей отсутствует. При этом не важно, какой раздел исписан полностью, будь то «сведения о работе» или «сведения о награждении».

Раньше в практике кадровиков считалось нормальным зачеркнуть «сведения о награждении», сверху дописать «о работе» и тем самым не заморачиваться заведением вкладыша. Но такой подход противоречит инструкции по ведению трудовых книжек. Перечеркивания не допустимы.

Нельзя заводить сотруднику новую трудовую, если его старая исписана. Не допускается вклеивание дополнительных листов, чистой бумаги. Закончилось место – оформляется вкладыш. Другого варианта не предусмотрено.

Пример. Сотрудник собирается на пенсию.

Заявление написано, приказы готовы, осталось лишь заполнить трудовую книжку и вручить человеку.

Вдруг выясняется, что в трудовой не достаточно места для записи об увольнении.

Учитывая, что сотрудник уходит на пенсию, трудовая ему точно не понадобиться. Многие не хотят тратить деньги на вкладыш и уговаривают кадровика сделать запись где-нибудь в другом месте. Но по правилам даже для внесения всего одной записи оформление вкладыша обязательно.

Кто ответственен за приобретение?

Вкладыш, как и саму трудовую книжку, покупает работодатель. Во многих организациях сотрудников просят принести его самостоятельно, что не совсем правильно. Все трудовые книжки, вкладыши имеют порядковый номер, они обладают особой защитой от фальсификации.

Документ, купленный в переходе, может быть поддельным, выпущенным левыми типографиями. Тогда как настоящий вкладыш имеют право тиражировать лишь отдельные специализированные учреждения.

Работодатель заключает с ними договор и закупает партию документов, которые фиксируются в приходно-расходной книге с указанием серийного номера. Использование не оприходованных документов запрещено.

Некоторые организации берут у работников оплату наличными, иногда стоимость удерживают с заработной платы. Если выбран второй вариант, необходимо помнить, что без согласия сотрудника, нельзя производить никаких удержаний.

Поэтому он пишет заявление (главному бухгалтеру либо руководителю фирмы), о том, что просит удержать из заработной платы сумму в размере (например, 100 рублей) за стоимость бланка вкладыша.

Заявление от работника на выдачу вкладыша пишется в произвольной форме, но это не обязательный документ. Он заводится автоматически, вследствие отсутствия свободных граф в трудовой книжке для внесения необходимых записей.

Образец заявления о выдаче вкладыша в трудовую книжку.

Внесение записи

Образец:

Факт оформления вкладыша обязательно фиксируется. Для этого прямо на самой трудовой книжке ставится штамп «выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. При отсутствии штампа информация пишется вручную. Она должна быть очень четкой и читаемой, при этом не загораживать собой другие записи.

Количество вкладышей инструкцией не регламентируется. При необходимости у одного сотрудника их может быть бесчисленное количество. Только нужно помнить, что без основного документа он недействителен.

Вшивать документ или нет?

Вкладыш в трудовую книжку всегда только вшивается. Никаких скреплений скобами, степлером, приклеиваний скотчем.

Предпочтительнее пришить уже полностью готовый вкладыш. Иначе ошибочное оформление повлечет за собой неприятную процедуру извлечения, составления акта порчи, уничтожения испорченного бланка.

Лучше использовать нитку №10 из хлопка. Она достаточно толстая и не режет бумагу. Сама процедура вшивания предельно простая:

1. Шилом проделывают отверстия по линии сгиба в количестве трех или четырех штук. Удобнее и надежнее всего подшить документ в четыре прокола. Расстояние между дырками одинаковые.
2. Такие же проколы с тем же расстоянием делают на самой трудовой книжке.
3. Прошить таким образом, чтобы концы нити выходили из одного отверстия.
4. Закрепляют нить крепким узлом.
5. Запечатывать сургучом не нужно.

1. В инструкции не написано, куда именно следует вшивать вкладыш: в начало, может быть в середину или даже конец трудовой книжки.
2. Каждый кадровик выбирает по своему усмотрению.
3. Технически вшивать удобнее в середину.

Так легче делать проколы, а сам вкладыш держится крепче. Но данный вариант плох тем, что запись разбивается на части. Это отчетливо видно при ксерокопировании.

Поэтому целесообразнее размещать вкладыш в конце, между самой последней страницей трудовой книжки и его обложкой.

О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вы можете узнать, посмотрев видео:

Особенности заполнения

Заполнение вкладыша начинают с титульного листа.

Ни в коем случае нельзя переписывать информацию о владельце документа с трудовой книжки. Любые записи вносятся на основе паспорта, диплома и т.д. Иначе есть риск столкнуться с такой ситуацией, когда сотрудник успел поменять фамилию (получил образование), а в трудовой книжке изменения еще не отражены.

Рассмотрим основные моменты:

1. Первоначально заполняется титульный лист. Информацию берут из документов работника. Любые ошибки недопустимы, исправления не вносятся. При внесении неправильной записи вкладыш утилизируют и заводят новый. При этом работник не оплачивает халатность кадровика. Из его зарплаты удерживают сумму только за один вкладыш, испорченный документ покрывается за счет работодателя.
2. Ответственный человек заверяет своей подписью первый лист вкладыша (лучше написать фамилию).
3. Ставится оттиск печати (кадровая, если нет, то гербовая).
4. На титульном листе вкладыша пишется дата фактического заполнения документа. Нельзя дублировать дату из трудовой книжки. Они всегда отличаются, так как заводятся в разное время.

Записи в самом вкладыше производят по тем же правилам, что и в трудовой книжке.

Сквозная или сплошная нумерация?

• Распространенная ошибка кадровиков – в каждом вкладыше записи начинаются с номера 1.
• Тогда как по правилам предусмотрена сквозная нумерация.
• То есть цифры начинаются с не самого начала, а продолжаются в порядке возрастания.
• Например, если раздел сведений о работе в трудовой книжке закончилось под 20 номером, то первая запись во вкладыше в том же разделе будет под номером 21.

Где и как регистрируются?

Регистрацию документа производят в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, которая обязательно должна быть в каждом отделе кадров. Какие данные вносят? Вносят следующие записи:

1. Порядковый номер.
2. Дата оформления вкладыша.
3. Ф.И.О владельца документа.
4. Серию, номер документа.
5. Должность.
6. Структурное подразделение.
7. Подпись ответственного лица.
8. Роспись работника.

Если допущена ошибка при регистрации вкладыша, зачеркивание ложной информации не приветствуется. Лучше в следующей графе сделать пометку «Запись недействительна» и дополнить ее правильной надписью.

Регистрация производится сразу после оформления документа. Работникам, которым заведен вкладыш, при увольнении придется расписываться в двух местах: за трудовую книжку и отдельно за вкладыш.

Работодатель перед законом ответственен за хранение трудовых книжек. Соответственно вкладыши также находится в его компетенции. Ведь вкладыш – это продолжение трудовой. В нем содержится информация о рабочей деятельности человека.

1. Любые ошибки в его ведении чреваты проблемами для сотрудника в момент выхода на пенсию.
2. А вот правильно оформленный документ – это залог успешного прохождения проверок для отдела кадров и отсутствие претензий со стороны бывших работников.
3. Скачать бланк вкладыша в трудовую книжку.
4. Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 
5. +7 (499) 938-47-92 (Москва) 

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://101million.com/dokumenty/trudovaya-knizhka/vkladysh.html

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который нужен, если основной закончился. Поговорим о том, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления).

Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку.

Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

• «Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
• «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш».

Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2019

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки.

Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца.

Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

ВАЖНО!

Обратите внимание, что если вам встречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением.

Источник: https://ppt.ru/art/trudovie-knijki/vkladish

В каких случаях выдается вкладыш трудовую книжку

Вопрос о необходимости подшивки вкладыша в книжку может возникнуть:

• у работника при трудоустройстве;
• у кадровика;
• у работодателя.

Чтобы понять, где взять вкладыш и кто должен его покупать, т.е. оплачивать, знайте что наличие записи в трудовой – это ответственность работодателя. Поэтому трудоустраивающемуся нет нужды проявлять беспокойство, суетливость в отношении необходимости вкладыша, а также — переживать по этому поводу.

Именно работодатель обязан внести запись в ТК, а также решить – каким образом это удобно сделать. Он может предложить варианты того, как заказать вкладыш:

1. Выплатить стоимость бланка вкладыша по накладной наличными.
2. Написать заявление на предоставление вкладыша в книжку.

Оба действия будут правомерными, кроме этого он может без объяснений принять трудовую книжку и подшить вкладыш, не требуя оплаты и не посвящая работника в нюансы кадровых операций.

Нужны ли заявления?

Если работника попросили написать заявление на предоставление вкладыша, значит, работодатель вычтет из его заработной платы стоимость бланка. Дело в том, что работодатель или бухгалтерия не имеют права производить вычеты из суммы заработной платы без заявления или иной письменной просьбы работника.

Возможно также, что на предприятии заявления на выдачу вкладышей и ТК являются дополнительной формой учёта и контроля этих бланков, что также имеет смысл.

Заявление пишется в произвольной форме на имя руководителя, но может быть передано главному бухгалтеру, бухгалтеру или работнику кадрового отдела. В заявлении высказывается просьба:

1. О выдаче бланка вкладыша для заполнения сведений о работе.
2. О вычете суммы оплаты за бланк из заработка.

Если предложение написать заявление со стороны работодателя или уполномоченного лица не поступило, работнику выступать с инициативой написания заявления не следует. Но при условии, что он на этом настаивает – отказ со стороны работодателя окажется неправомерным. В таком случае вкладыш нужно выдать по заявлению, а заявление подшить в личное дело.

• Вполне возможно, что на предшествующем месте работы он писал заявление в отношении каких-либо документов, а работодатель убедил его в том, что так должно быть в соответствии с нормативами.
• Если вы предоставляете работу гражданам или ведёте записи трудовых, имейте в виду, что работники могут навязывать своё мнение, так как они полагают себя сведущими и информированными во многих вопросах.
• В непринципиальных ситуациях с ними лучше не вступать в спор, иначе они потребуют пространных объяснений о структуре вашего кадрового делопроизводства.

А вступать в полемику по этому поводу с подчинёнными – неэффективно. Все ваши действия в глазах работника должны выглядеть действиями компетентного лица. А по сути – они должны таковыми являться.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку — образец.

Заполнение вкладыша осуществляется в контексте продолжения внесения сведений в ТК. Имейте в виду, что это один и тот же документ. Вкладыш без трудовой является недействительным.

Поэтому главное правило и цель заполнения вкладыша – это перенесение в него сведений из трудовой.

Для этого записи титульного листа вкладыша должны полностью соответствовать сведениям на титульном листе книжки.

Вкладыш в трудовую книжку, как оформить — образец.

Пустой бланк.

Важную роль играет нумерация. Обратите внимание на то, чтобы порядковый номер первой записи во вкладыше был на единицу больше, чем последний порядковый номер в книжке. То есть очерёдность порядковых номеров продолжает соблюдаться, а вносимые сведения продолжают те, которые внесены в трудовую.

В комплексе должно создаваться смысловое единство всех внесённых в документ данных. Зачастую возникают ситуации, в которых последней записью в ТК является запись о приёме на работу, а запись об увольнении уже вписана во вкладыш.

Это нормальная ситуация, которая достаточно распространена.

Оформление

Кроме этого ассоциативное и правовое единство документа создаётся особым способом, при оформлении вкладыша в трудовой книжке. Без регистрирующей записи вшитый вкладыш (см. тут как вшить вкладыш) является недействительным. Производится оформление двумя способами:

1. Проставлением штампа: «выдан вкладыш».
2. Внесением записи о том, что вкладыш выдан.

Оба способа идентичны. Работодатель при отсутствии возможности поставить штамп, делает запись вручную. И штамп, и запись ставятся на одном и том же месте: в правом верхнем углу на титульном листе трудовой. В целом оформление выглядит следующим образом:

1. Ставится штамп или делается запись «выдан вкладыш».
2. Ниже указывается серия и номер вкладыша.
3. В конце трудовой – между последней страницей и обложкой вшивается вкладыш.

Номер вкладыша является его идентификатором, то есть он непременно должен совпадать с тем, который вписан на титульном листе ТК.

Так что переносить его нужно очень внимательно, тщательно выверяя каждую букву и цифру. Количество вкладышей, которые могут выдаваться работнику – не ограничено.

Соответственно, если в обозначенном месте уже существует отметка о выдаче вкладыша, делайте новую отметку чуть ниже.

Прежде чем подшить вкладыш в трудовую книжку, работник пользуется много лет. Не удивительно, то в его жизни могут произойти изменения. Женщина может выйти замуж и поменять фамилию, может измениться образование, повыситься квалификация. Эти нюансы должны отражаться в трудовой владельца.

Поэтому вполне целесообразно предложить владельцу трудовой написать заявление о выдаче вкладыша. Также уместно предложить ему заполнить анкету. Это позволит вам определить, какие изменения произошли, и понять, как наиболее грамотно и адекватно можно заполнить вкладыш.

Если работник закончил вуз, что не отражалось на титульном листе трудовой, во вкладыше в строке «образование» вы пишете «высшее». Если изменилась специальность, по которой работает гражданин, то вы имеете право указать ту специальность, по которой принимаете его на работу, при предоставлении необходимых документов.

Самое главное – обратите на фамилию владельца трудовой. Запись во вкладыше должна совпадать:

• с паспортными данными;
• со сведениями в ТК.

Если паспорт и ТК имеют разные фамилии собственника документов, то вам нужно потребовать документ, который отражает причину смены фамилии, например, свидетельство о браке. После предоставления документа, повлиявшего на изменение фамилии, вы:

1. Снимаете копию с этого документа или предлагаете это сделать работнику.
2. Подшиваете копию в личное дело.
3. На основании паспорта вносите на титульный лист трудовой новую фамилию.

При изменении фамилии:

1. На титульном листе трудовой, вам нужно аккуратно зачеркнуть старую фамилию.
2. Ниже записать фамилию, которая актуальна на данный момент.
3. На внутренней стороне обложки трудовой сделать запись о смене фамилии.

Запись делается следующим образом: «Фамилия изменена на (указать новую фамилию) на основании (паспорта, внести данные паспорта). Имейте в виду, что без предоставления документа, подтверждающего причину смены фамилии, принимать книжку вновь трудоустраивающегося вы не имеете права, так как он не подтвердил её подлинность.

Пунктом 41 Правил предусмотрено, что книга учета трудовых книжек, как и книга по учету бланков и вкладышей должны заверяться подписью руководителя предприятия, затем пронумеровываться и прошнуровываться, после чего их необходимо скрепить печатью или опломбировать. Столь серьезные меры против фальсификации вполне оправданы, однако вызывают некоторые трудности при ведении книг. Поэтому в практике кадровых служб и бухгалтерий для заверки всех учетных форм используют оттиск печати предприятия.

Должностное лицо, работающее с трудовыми книжками, должно, прежде всего, принять все имеющиеся в кадровой службе книжки работников, проверить наличие книги выдачи и учета книжек, а также правильность ее заполнения.

Обязательной является также проверка наличия бланков трудовых книжек и вкладышей. Нужное количество бланков можно определить, исходя из потребностей организации в рабочей силе, а также учитывая категории людей, принимаемых на работу.

К примеру, если организация активно работает с выпускниками вузов, бланков потребуется больше.

Если при проверке обнаружилось отсутствие отдельных трудовых книжек, нужно выявить причину, а затем организовать поиск, результаты которого вносятся в соответствующий акт с описанием всех проведенных мероприятий.

• Выдача трудовой книжки человеку, который устраивается на работу первый раз, должна производиться не позднее, чем через 5 дней после начала трудовой деятельности, и в присутствии самого работника.
• Бланк трудовой кадровик получает из бухгалтерии предприятия. Однако, несмотря на предусмотренную законодательством процедуру оформления, нередко бывают случаи, когда работник приносит бланк в кадровый отдел с просьбой его заполнить. Здесь стоит подчеркнуть, что законодательство запрещает приобретение бланка трудовой книжки самим работником, поэтому представителям кадровых служб организаций запрещено оформлять и заполнять подобные документы.
• В журнал учета движения трудовых книжек должны вноситься лишь те документы, которые прежде были внесены в книгу учета бланков и вкладышей, имеющуюся в бухгалтерии предприятия.
• Неправильное ведение трудовых книжек может привести к административному штрафу, который достигает 50 минимальных зарплат. Штраф налагается на должностное лицо, нарушившее порядок заполнения документа.

Все лица, поступающие на работу, обязаны предъявить руководителю следующие документы:

1. Паспорт (допускается любой другой документ, подтверждающий личность).
2. Свидетельство об образовании, квалификации и специальных знаниях.
3. Обязательно предъявление медицинской справки.
4. Справка об отсутствии или наличии судимости, уголовного преследования или освобождения.
5. Страховое свидетельство о пенсионном страховании (если человек устраивается на работу впервые, этот документ не требуется).
6. Документ о постановке на учет в государственной налоговой инспекции (можно предъявить как подлинный документ, так и копию).
7. Если лицо имеет несовершеннолетних детей, необходимо предъявить их свидетельства о рождении.
8. Военнообязанным и лицам, подлежащим призыву, необходимо предъявить документы воинского учета.

Кто отвечает за работу с трудовыми книжками?

Если в организации отсутствует специальное должностное лицо, в обязанности которого входит работа с персоналом, эта ответственность возлагается на работника, назначенного начальством с помощью приказа. Это может быть секретарь, бухгалтер или менеджер, который способен совместить эту работу со своей основной деятельностью, установленной трудовым договором.

Предприятия, имеющие в распоряжении кадровые службы, не издают приказы, а включают работу с трудовыми книжками в должностные обязанности работников службы. При этом работники обязаны удостовериться, что в распоряжении организации имеются запасные бланки вкладышей и самих книжек даже тогда, если на данный момент оформление новых работников не требуется.

Особенности изменения сведений при заполнении вкладыша

• Правила, утверждённые Правительством 16.04.2003 года за № 225.

Источник: https://auto-omega.ru/info/kakikh-sluchayakh-vydaetsya-vkladysh-trudovuyu-knizhku/

Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец

Как оформить образец-вкладыш в трудовую книжку — вопрос, актуальный даже для самого опытного кадровика. Изучим то, каким образом он может быть решен.

• Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?
• Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?
• Как вшить вкладыш в трудовую книжку?
• Юридическое оформление вкладыша: нюансы
• Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?
• Где можно скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец оформления)?
• Итоги

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.

В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:

• работнике (именуется также титульным листом);
• работе;
• вознаграждениях сотрудника.

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:

• заполнение вкладыша;
• вшивание вкладыша;
• юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.

Изучим специфику данных процедур подробнее.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

• дату заполнения документа;
• персональные сведения о сотруднике.

Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.

О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

• данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
• порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
• недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:

• взять иголку с ниткой;
• плотно приложить вкладыш к книжке;
• пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

• внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
• проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:

• прямоугольный контур;
• словосочетание «Выдан вкладыш»;
• слова «Серия» и «Номер»;
• линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.

Законодательством не регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставляется на:

• титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
• странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.

Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».

Источник: https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/kak_oformit_vkladysh_v_trudovuyu_knizhku_obrazec/