Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей: образец, форма, пример заполнения

Приходно-расходная книга по учету трудовых книжек является одним из основных реестров документооборота предприятия, где есть наемные сотрудники. Каким образом осуществляется ведение такого документа — рассмотрим ниже.

Скачать для просмотра и печати:

Форма книги по учету и движению бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Для чего используется

Приходно-расходная книга являет собой регистрационный документ, где делаются записи о полученных предприятием новых бланках трудкнижек от их производителей/реализаторов и о последующей выдаче работникам.

Там фиксируют данные об:

  • издержках компании на закупку чистых бланков трудкнижек;
  • расходовании приобретенных документов ввиду выдачи/оформления персональной трудовой документации работникам.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей: образец, форма, пример заполнения

Образец книги учета и движения трудовых книжек

Где приобрести

Закупают бланки по регламенту п. 3 правительственного Постановления № 225 от 16.04.03.

Периодичность, объемы закупок новых трудовых актов и приложений определяются нормами соглашений об услугах, заключенных между хозяйствующим субъектом и реализатором/производителем такой продукции.

Внимание! Такой журнал можно приобрести не везде. А лишь у реализаторов, зарегистрированных в качестве ИП и юрлиц, относящихся к предприятиям под маркой «ГОЗНАК».

Такой документ должен быть изготовлен согласно действующему регламенту и обладать следующими вариациями защиты:

  • водяной знак «ТК»;
  • буквы нанесены посредством «ирисового принта»;
  • при освещении бланка посредством ультрафиолетовой лампы, должно проявиться словосочетание «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»;
  • при выпуске бумажного носителя используется особый микроволоконный материал;
  • листовое скрепление оригинальной трудкнижки и обложки осуществляется особым образом — подделка невозможна.

Самостоятельная покупка трудоустраивающимися бланков трудкнижек, приложений к ним работодателями сегодня чаще всего не приветствуется.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей: образец, форма, пример заполнения

Пример приходно-расходной книги

Источник: http://IPprof.ru/kadry/oformlenie/prixodno-rasxodnaya-kniga-trudovyx-knizhek.html

Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Работодатель (предприятие или частный предприниматель) всегда должен иметь определённое количество чистых трудовых книжек и вкладышей к ним.

Чтобы контролировать финансовые затраты на покупку данных документов и вести их учёт, оформляется соответствующая приходно-расходная книга. При её заполнении важно соблюсти все правила и требования, установленные законодательством РФ.

Зачем нужна приходно-расходная книга?

  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей: образец, форма, пример заполнения
  • Для осуществления учёта трудовых книжек (иначе ТК), предоставляемых сотрудникам, а также вкладышей в данные документы необходимо завести и своевременно заполнять соответствующую приходно-расходную книгу – журнал, в который уполномоченным лицом вносятся регистрационные записи.
  • С её помощью осуществляется контроль за расходами, связанными с приобретением новых бланков, а также операциями, связанными с поступлением и передачей данных документов.

Кто ведёт приходно-расходную книгу по трудовым книжкам?

  1. Данный журнал является документом строгой отчётности и заполняется бухгалтерией (при её отсутствии – кадровиком).
  2. Там же он и хранится до момента, пока не понадобится руководству.

  3. Ответственность за сохранность книги, её заполнение и выдачу ложится на плечи определённого должностного лица, уполномоченного выполнять данные служебные функции по приказу начальства.

Где взять бланк документа?

Частные предприниматели или организации, нанимающие сотрудников, должны сами закупать ТК и заводить соответствующий журнал для их учёта.

На практике встречаются случаи, когда сотрудник, трудоустраивающийся впервые, самостоятельно приобретает бланк книжки.

Хотя руководитель способен принять такой документ, в дальнейшем у работника может возникнуть спор с ПФР по поводу его действительности. Именно поэтому рекомендуется заводить ТК, приобретённую руководителем.

Процесс покупки чистых бланков регулируется 3 пунктом Постановления Правительства РФ № 255 от 16 апреля 2003 года. Руководитель заключает договор с изготовителем либо распространителем данной продукции на своевременную поставку нужных документов в определённом количестве.

Требования к ведению книги

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей: образец, форма, пример заполнения

Журнал учёта бланков ТК и соответствующих вкладышей к ним должен быть прошит, пронумерован, заверен руководством предприятия или частным предпринимателем, а также опломбирован.

Прошивку документа осуществляет должностное лицо, уполномоченное вести учётный журнал по распоряжению начальства. Скрепить листы книги может и специалист полиграфии, стоимость услуги зависит от расценок конкретного предприятия.

Предварительно журнал заключается в обложку из твёрдого материала, после чего прошивается жёсткими нитями с левой стороны. При этом важно сохранить удобство эксплуатации документа.

Выделяют и другие требования к книжке:

  • нумерация должна быть представлена и цифрами, и прописью;
  • перед началом использования первый лист журнала заполняется уполномоченным лицом;
  • шнуровка подлежит опечатыванию;
  • заменять или вырывать страницы из книги недопустимо;
  • сведения в документ вносятся исключительно лицом, назначенным руководителем;
  • ответственный за ведение книги сотрудник ежемесячно обязуется представлять отчёт начальству обо всех операциях, производимых с ТК и их вкладышами.

Как правильно заполнить документ?

Бланк журнала должен заполняться с помощью ручки с чёрными или синими чернилами. Совершение опечаток или ошибок в тексте считается недопустимым.

  • Новые записи вносятся в документ при наличии оснований, то есть в момент поступления партии бланков или выдачи трудовой сотруднику.
  • Граждане, получившие на руки ТК или вкладыш в неё, должны расписаться в журнале учёта (это происходит под контролем ответственного за ведение документа лица).
  • Даты выдачи либо получения ТК указываются в журнале арабскими цифрами.
  • Приходно-расходная книга имеет 12 колонок, необходимых к заполнению:
  • в первом разделе указывается порядковый номер записей;
  • в колонках со второй по четвёртую – точная дата выдачи или получения бланков трудовых и вкладышей к ним;
  • в пятом разделе – ФИО гражданина или наименование предприятия, выдавшего либо принявшего данные документы;
  • в шестой колонке – документ, на основании которого принят или предоставлен лицу бланк (указывают наименование документа, его номер и дату оформления);
  • в седьмой колонке прописывают количество приобретённых ТК, а также их серию и номер;
  • в восьмой графе указывается та же информация о полученных вкладышах;
  • в девятой колонке – совокупность финансовых затрат на приобретение данных документов;
  • в десятой и одиннадцатой графах прописывается число выданных ответственным лицом трудовых книжек и соответствующих вкладышей, их номера и серии;
  • в последней колонке указывается сумма, которая должна быть предоставлена в связи с выдачей бланков.

Стоимость выдаваемых уполномоченным лицом на руки персоналу документов взимается с самих сотрудников. При этом руководитель обязан оплачивать данную графу расходов только в трёх случаях – при указании в бланке ошибки по вине заполняющего, утрате документа или его повреждении, случившемся не по вине работника.

Внесение изменений или поправок

Исправление информации, внесённой в учётный журнал, допустимо лишь при указании письменных пояснений ответственного за ведение документа лица.

Некорректные сведения зачёркиваются тонкой линией, а в поле для примечаний делается запись о совершённой ошибке, заверяемая подписью уполномоченного сотрудника. Рядом ставится дата занесения поправки.

  1. Данные учётные журналы рекомендуется ранить в шкафу или сейфе, чтобы избежать их случайной порчи либо потери.
  2. Ответственность за обращение с ТК и вкладышами к ним в первую очередь несёт руководитель, а внутри предприятия – бухгалтер или кадровик, назначенный начальством.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

+7 (499) 350-80-69 (Москва)

+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Источник: https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/prihodno-rashodnaya-kniga-po-uchyotu-blankov-trudovyh-knizhek/

Оформление приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки

Во время работы предприятия накапливается масса официальных бумаг, которые используются в делопроизводстве предприятия.

Законодательством установлена обязанность учета документации, содержащей в себе всю информацию о работниках. Такие документы называются подотчетными.

В связи с этим процесс приобретения и использования чистых бланков должен быть отражен в отчетных документах. К перечню отчетных документов также относится учетная приходно-расходная книга.

Как показывает практика, большинство руководителей организаций не уделяют большое внимание приходно-расходной книге. Такое отношение может привести к массе негативных последствий. Если при проверке выяснится, что данный журнал неправильно ведется, или вовсе отсутствует, то эта ситуация повлечет за собой наказание по Административному Кодексу и штрафы.

Согласно законодательству, в таких случаях учредитель организации будет оштрафован на 5 тыс. рублей, а сама организация, как юридическое лицо, при отсутствии отчетной книги может быть оштрафована в размере до 50 тыс. рублей.

Форма и порядок ведения приходно-расходной книги устанавливается законодательством. Лучше воспользоваться образцом, для правильного заполнения учетных документов, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих служб.

Делопроизводство на предприятии

Делопроизводством называется определенная отрасль деятельности, которая подразумевает организацию работы с документами, находящимися в организации или на предприятии. Делопроизводство характеризуется работами, связанными с организацией работы и документированием деятельности предприятия. Ответственность за работу с документами несет руководитель предприятия.

Все документы любой организации разделяются на две категории:

  • входящие документы, которые поступают от других предприятий;
  • исходящие документы, отправляющиеся другим организациям.

Делопроизводство является важным звеном в работе каждого учреждения. Если документы будут правильно организованы, то будет легче вести их учет. Также это облегчает процесс поиска документов, которые находятся на предприятии, определения их типа и место их составления.

Одной из важнейших функций управления является контроль документов. Целью этой функции является получения информации, которая необходима для оценки деятельности предприятия, его филиалов или конкретных сотрудников.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей: образец, форма, пример заполненияБланк приходно-расходной книги

Что это и зачем нужен журнал?

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки (ПРК) является журналом, который предназначается для записей о подтверждении получения предприятием новых бланков от производителей или распространителей, а также о выдаче таких бланков гражданам. Также этот журнал используется для внесения информации о выдаче трудовых книг и вкладышей к ним в организации. В книге указываются серии и номера бланков, а также уточняется, сколько они стоят. Все указанные суммы рассчитываются бухгалтерией.

Каждый документ, при внесении в учетную книгу, получает свой номер. Нужно знать, что ПРК используется только для того, чтобы регистрировать обеспечение сотрудников трудовыми книжками, или их приобретение, а книга учета трудовых книжек применяется с целью регистрации трудовых книжек, которые уже оформлены.

 Форма ведения ПРК регламентируется постановлением министерства, занимающимся вопросами по труду и социальному развитию населения от 10 октября 2003 года.

Читайте также:  Земельный налог - что это такое, экономическая сущность, местный или региональный, характеристика

Такая книга используется с целью фиксирования информации о затратах предприятия на покупку чистых трудовых книг, а также о понесенных расходах в связи с выдачей примеров населению.

Требования к оформлению

Ведение и оформление ПРК по учету бланков должно осуществляться в соответствии с требованиями, установленными государством.

К таким требованиям относятся:

  1. Обложка этого документа должна быть либо из картона, либо из другой плотной бумаги;
  2. Прежде чем приступить к заполнению ПРК, она должна обязательно быть:
  • пронумерована;
  • прошита;
  • опломбирована;
  • заверена.
  1. Каждая страница учетной книги должна быть пронумерована, начиная с 1 и дальше по порядку;
  2. После окончания ПРК, обязательно заводится новый учетный журнал, а нумерация будет начинаться заново;
  3. Прошивка приходно-расходной книги производится в соответствии с такими правилами:
  • со стороны переплета делается несколько дырок с помощью применения шила или дырокола, но нужно учитывать, что нельзя оставлять между отверстиями больше трех сантиметров;
  • после того, как все отверстия будут сделаны, нужно через них протянуть нитку или ленту, если применяться будет обычная нить для шитья, то ее нужно использовать, сложив в несколько раз;
  • на завершающую страницу книги нужно вывести концы прошивки, которые должны иметь длину не менее 5 см., и их нужно завязать узлом.
  1. Также установлен процесс, в соответствии с которым нужно проводить заверку учетной книги:
  • сначала выполняется нумерация страниц книги;
  • как только ПРК будет пронумерована, руководителю организации нужно заверить книгу своей подписью и указать рядом, что количество страниц, которое указано, соответствует действительности;
  • перед тем, как начать пользоваться книгой, нужно заполнить ее титульный лист;
  • после всего этого прошивают книгу и опечатывают шнуровку.
  1. Каждая организация должна иметь вышеуказанную учетную книгу;
  2. Храниться подобные книги должны в помещениях, к которым ограничен доступ;
  3. Заверительная подпись может ставиться только руководителем организации.

Где приобрести документ?

Учетную книгу нужно приобретать у официальных распространителей. Государство установило порядок, в соответствии с которым должна осуществляться процедура приобретения формуляров.

Периодичность, с которой поставляются новые бланки, устанавливается в соглашении, которое заключается между организацией и поставщиком продукции. Специалисты не рекомендуют самостоятельно приобретать документы, потому что они могут через время признаваться Пенсионным Фондом недействительными.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки будет считаться действительной, если будут выполнены такие условия:

  • на всех листах учетной книги должен быть водяной знак «ТК»;
  • если поднести листы журнала к источнику, который будет излучать ультрафиолет, то на них должна быть видна надпись «трудовая книжка»;
  • при изготовлении документов применялось специальное микроволокно.

Контрольная пломба

Как указано в постановлении Правительства от 16.04.03, учетную книгу нужно обязательно скреплять либо сургучной печатью, либо пломбой.

Для скрепления журнала первым способом предприятие должно иметь специальные материалы, в которые включаются:

  • сама печать, которая чаще всего является латунной;
  • оборудование для плавления сургуча;
  • и, естественно, сам сургуч.

Отрицательной стороной сургучной печати является то, что такая печать очень толстая, и создает дискомфорт во время заполнения книги. Вторым минусом такой печать является то, что она может рассыпаться со временем.

В связи с вышесказанным, лучшим решением будет использование специального пленочного устройства для опломбирования документов. Это устройство должно соответствовать государственным стандартам. Оно состоит из специальной пленки, на которой нанесен уникальный номер, к которому можно добавить информацию о предприятии.

Контрольная пломба не подлежит восстановлению, а сработает она в случае попытки отклеивания пломбы. В таком случает на бумаге останется специальный рисунок, или же будет написано «вскрыто».

В качестве пломбы для подобной документации запрещено использование бумажных полосок из-за того, что этот способ не может предоставить нужный уровень защиты. При проверках специальными органами на этот момент будет обращено особое внимание.

Ответственный за ведение журнала

Ответственного за ведение журнала назначает руководитель предприятия. Чаще всего внесением информации в книгу занимаются сотрудники бухгалтерии.

Также допускается ведение журнала сотрудниками кадровой службы или других отделов, если это не противоречит их профессиональным обязанностям, или же если они смогут во время заполнять ее и следить за тем, чтобы не было у третьих лиц к ней доступа.

После того, как будет назначен ответственный за ПРК, он должен ознакомиться со своими обязанностями и подтвердить прочтение должностной инструкции росписью.

Многие специалисты считают ошибкой поручение ведения ПРК работникам кадровой службы. Они придерживаются мнения, что вести такой документ должны только сотрудники финансового отдела.

Заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки

Государством установлены правила заполнения учетной книги:

  • бланки должны быть заполнены черной пастой;
  • записи должны быть внесены без ошибок и разборчиво;
  • новые записи вносятся в момент, как формуляр был принят на учет;
  • если в процессе внесения сведений в бланк была допущена ошибка, то испорченный бланк нужно обязательно утилизировать;
  • гражданину, который получил на руки трудовую книжку, нужно подтвердить получение росписью в приходно-расходной книге.

Факт утилизации испорченного бланка должен быть подтвержден составленным актом.

Перед началом работы с учетной книгой сначала заполняется титульный лист и записывается номер контрольной пломбы. Наименование организации, которое нужно указать, следует писать так, как указано в уставе компании.

Вторая страница должна содержать информацию о сотруднике, ответственном за ПРК. Сюда нужно внести реквизиты приказа, являющегося основанием его назначения и указать должность, которую он занимает. Также на второй странице нужно указать период ведения учетной книги.

Третья страница ПРК состоит из 12 колонок, в которые нужно вносить информацию для заполнения учетного журнала:

1 колона Вносят номер, который назначается при внесении информации о каждой трудовой книжке.
2-4 Ставится дата выдачи трудовых книжек, примечательно, что даты нужно писать арабскими цифрами.
5 Указываются реквизиты поставщика бланков трудовых книжек.
6 Содержит соглашение о приобретении бланков с организациями-поставщиками бланков.
7 и 8 Включают сведения о численности приобретенных трудовых книжек и вкладышей.
9 Вносят сумму, которая была потрачена на приобретение документов, также туда внося инструкцию о заполнении данной учетной книги.
10 Содержатся реквизиты при выдаче бланков по причине того, что бланки являются документами, подлежащими строгой отчетности.
11 Содержит номер и серию всех выданных вкладышей трудовых книжек.
Последний столбец Указывается сумма приобретения вкладышей трудовых книжек и бланков.

В некоторых ситуациях работодатель должен купить новые бланки за свои средства.

К таким ситуациям относятся:

  • учетный журнал был утрачен из-за чрезвычайных обстоятельств;
  • имело место неправильное заполнение этого документа;
  • произошло повреждение учетной книги не по вине работника.

Бывают случаи, когда руководство организации не взимает с сотрудников средства за расход бланков и вкладышей в трудовые книжки. Такие условия могут быть прописаны в локальных документах организации.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей: образец, форма, пример заполненияОбразец заполнения приходно-расходной книги

Распространенные ошибки при заполнении

При заполнении учетных документов множество специалистов совершают ошибки.

Примером одной из самых распространенных ошибок является внесение неправильной информации в 6 колонку, а именно – отсутствие данных о реквизитах договора и приобретении бланков.

Также в эту колонку часто вносят запись о том, что бланк был приобретен сотрудников самостоятельно и был получен от него. Это является грубейшим нарушением.

Предоставление бланка или вкладыша сотрудником самостоятельно противоречит правилам. Эти ограничения связаны с тем, что подобные бланки должны иметь необходимую степень защиты. Такая защита гарантируется тогда, когда бланки были предоставлены официальным поставщиком или производителем.

На бланках или вкладышах в трудовые книги, продающихся в киосках отсутствуют водяные знаки. Как показывает практика, приобретенные в лавках и переходах документы могут быть признаны Пенсионным Фондом недействительными. Поэтому, когда сотрудник уходит на пенсию, ему необходимо собрать массу документов, с целью подтверждения своего стажа работы.

Скачать образец заполнения приходно-расходной книги

При подведении итогов нужно уточнить, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним обязан приобретать работодатель только у официальных поставщиков. Также нужно знать, что организация должна в любой момент иметь подобные документы. Эти документы относятся к перечню документов строгой отчетности, и из-за этого их приобретение и расход обязательно нужно фиксировать в ПРК.

Новую трудовую книжку или вкладыш должен за свои средства приобретать сотрудник организации, однако, если бланк был испорчен не по вине сотрудника, то все оплаты ложатся на плечи работодателя.

Существует возможность приобрести уже готовую приходно-расходную книгу, то есть уже сшитую и опломбированную. Чаще всего поставщики подобных документов включают в учетные книги инструкции к их заполнению и оформлению.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhuchetpro.ru/prihodno-rashodnaja-kniga-po-uchetu-blankov-trudovoj-knizhki/

Приходно-расходная книга трудовых книжек | Образец

Действующее законодательство обязывает работодателя вести учет чистых формуляров трудовых книжек (вкладышей). С этой целью постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 была утверждена форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Приложение № 2 к данному НПА).

Книга (журнал) учета, как правило, ведется в бухгалтерии лицом, уполномоченным распоряжением руководителя (ИП). В ней фиксируются все операции, связанные с получением и расходованием бланков, с обязательным указанием серии и номера каждого отдельного формуляра.

Общие требования к приходно-расходной книге

1) Сквозная нумерация. Нумеровать книгу можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

Читайте также:  Заявление на медико социальную экспертизу втэк и образец его заполнения, посыльный лист в бюро мсэк и бланк

2) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае может вызвать претензии со стороны проверяющих органов.

3) Заверительная запись.

На задней обложке книги делается заверительная запись, которая должна содержать:

  • название документа;
  • количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  • дату начала ведения журнала;
  • подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение журнала, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

Срок хранения приходно-расходной книги составляет 5 лет (подп. «г»  ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

В связи с этим целесообразно ежегодно заводить новый журнал. Такой порядок позволит своевременно утилизировать документы с истекшим сроком хранения.

Инструкция по заполнению

Унифицированная форма представляет собой таблицу из 12 столбцов, которые заполняются следующим образом:

Порядковый номер столбца Содержание
1 Проставляется порядковый номер записи
2, 3, 4 Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ
5 Заполняется название организации – поставщика бланков или должность и ФИО кадрового сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек и вкладышей, по заявке которого производится выдача формуляров
6 Указывается наименование и реквизиты документа, на основании которого были оприходованы / списаны формуляры (товарная накладная, заявка от сотрудника отдела кадров, акт уничтожения формуляра)
 
7, 8, 9
Заполняются при поступлении бланков в организацию.
В этом случае нужно в соответствующем столбце (7 – трудовые книжки, 8 – вкладыши) записать общее количество экземпляров и перечислить реквизиты (серию и номер) каждого отдельного бланка, а в столбце 9 указать общую стоимость партии (с учетом НДС)
 
10, 11, 12
Заполняются при списании формуляров.
В соответствующем столбце (10 – трудовые книжки, 11 – вкладыши) указывается количество израсходованных бланков и их реквизиты, а в столбце 12 – их стоимость, подлежащая возмещению работниками компании (с учетом НДС)

Сотрудник, ответственный за ведение приходно-расходной книги, должен ежемесячно составлять отчет о количестве чистых формуляров, имеющихся в наличии, количестве списанных бланков и суммах, полученных от работников в качестве компенсации затрат работодателя.

Примечание: если кадровик испортил бланк в процессе заполнения, непригодный документ подлежит утилизации. При этом составляется акт об уничтожении в свободной форме, в который нужно вклеить идентификатор испорченного бланка (вырезанное поле с серией и номером).

Образец заполнения приходно-расходной книги

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей: образец, форма, пример заполнения

Как внести исправления в журнал

Исправления в приходно-расходную книгу заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

  • в чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
  • строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
  • под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за отсутствие приходно-расходной книги

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права работодателю грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

  • предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Источник: https://nalog-spravka.ru/prixodno-rasxodnaya-kniga-po-uchetu-blankov-trudovyx-knizhek.html

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки

Как организации на общем режиме учесть приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации – реализация товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС.

Вопрос : Заполняем приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В графе «Сумма» нужно указать сумму с НДС или без НДС?

Ответ : В приходно-расходную книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в графе «сумма» указывайте стоимость без НДС. В бухучете трудовые книжки принимаются к учету проводками Дебет 10 Кредит 60, Дебет 19 Кредит 60, Дебет 006. Соответственно, движение трудовых книжек отражается в учете без НДС.

Обоснование

Как учитывать и хранить трудовые книжки

  • Как организации на общем режиме учесть приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки
  • Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.
  • Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225.
  • Бухучет
  • В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:
  • материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;
  • товаров на счете 41 «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Дело в том, что продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п.

 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. 2 и 3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 № 117н).

Поэтому счет 41, на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщают информацию о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, удобнее использовать распространителям трудовых книжек.

Прочие организации, которые приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей к ним для собственных нужд (для последующей выдачи сотрудникам), могут учитывать эти бланки на счете 10.

Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225).

  1. При получении бланков сделайте следующие записи*:
  2. Дебет 10 Кредит 60 – оприходованы трудовые книжки;
  3. Дебет 19 Кредит 60 – отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;
  4. Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;
  5. Дебет 006 – приняты к учету бланки трудовых книжек.

Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операцию отражают на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражают следующими проводками:

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73 – возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1 – признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

  • Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» – начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);
  • Дебет 91-2 Кредит 10 – списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.
  • При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:
  • Дебет 91-2 Кредит 10 – списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;
  • Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» – начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовую книжку заводят на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

  1. Кредит 006 – списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).
  2. Если при заполнении вы испортили бланк трудовой книжки (вкладыш к ней), в бухучете сделайте проводки:
  3. Дебет 91-2 Кредит 10 – списана стоимость испорченных трудовых книжек;
  4. Дебет 19 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» – восстановлен НДС, ранее принятый к вычету;
  5. Дебет 91-2 Кредит 19 – списана восстановленная сумма НДС;
  6. Кредит 006 – списаны бланки испорченных трудовых книжек (вкладышей к ним).
  7. НДС

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации – реализация товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС.

Такой вывод следует из подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письмах Минфина России от 19 мая 2017 № 03-03-06/1/30818, от 30 сентября 2015 № 03-07-11/55714, ФНС России от 23 июня 2015 № ГД-4-3/10833.

При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России от 26 сентября 2007 № 07-05-06/242 и от 13 июня 2007 № 03-07-11/159).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) учесть можно. Такие затраты экономически обоснованны и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. Эти расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в момент выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику организации.

Сумму, которую сотрудник возместил за трудовую книжку, включите в состав доходов. Если сумма возмещения равна величине затрат организации на приобретение бланка, прибыль равна нулю. Следовательно, организация налог на прибыль не платит.

Об этом – в пункте 1 статьи 252, пункте 2 статьи 318, статье 247 Налогового кодекса РФ и письмах Минфина России от 19 мая 2017 № 03-03-06/1/30818, от 26 сентября 2007 № 07-05-06/242, ФНС России от 23 июня 2015 № ГД-4-3/10833@.

Безвозмездная передача

Если в организации массовая утрата трудовых книжек или ее испортил кадровик, организация не берет с сотрудника плату за бланк трудовой книжки.

Тогда не получится учесть при расчете налога на прибыль ни расходы на его приобретение, ни НДС, начисленный с безвозмездной передачи (п. 16 ст. 270 НК РФ).

В результате из-за различий между бухгалтерским и налоговым учетом образуется постоянная разница, с которой нужно рассчитать постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02):

Читайте также:  Детально о том, как признать права собственности в порядке наследования

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – отражено постоянное налоговое обязательство.

При безвозмездной передаче бланка с сотрудника нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Его рыночная стоимость признается доходом сотрудника (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Подтверждает это Минфин России в письме от 27 ноября 2008 № 03-07-11/367.

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг.

Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг.

Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».

Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Главбух»

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/217516-prihodno-rashodnaya-kniga-po-uchetu-blankov-trudovoy-knijki

Правильное заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Закон требует, чтобы руководство компаний и учреждений (включая ИП) обеспечивало учет документации, содержащей записи о персональном трудоустройстве граждан – а именно трудовых книжек и резервных бланков. Для этого необходимо осуществлять заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки (ПРК) ради надлежащего оформления всех данных о расходе/получении вышеуказанных документов.

Иногда администрация не обращает внимания на тщательное ведение ПРК или даже закрывает глаза на отсутствие этой книги вообще. Но такое отношение может привести к весьма неблагоприятным последствиям для руководства компании не только в результате проверки со стороны инспекторов государственных органов, но и в случае судебного разбирательства по иску, поданному сотрудником.

Если в компании нет данного журнала или проверка выявит факты неправильного его ведения, то руководство организации несет ответственность, и организация как юридическое лицо должна оплатить штраф в размере от 30000 до 50000 рублей, а ответственный сотрудник – от 500 до 5000 рублей.

Книга прихода и расхода документации

При внесении в ПРК соответствующих записей каждый документ получает свой номер, включаемый в систему поиска документации, установленную в данной компании.

Важно понимать, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек оформляется только для регистрации выдачи/приобретения этих документов. Для записи уже оформленных ТК существует отдельная книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Эти две книги ведутся совершенно отдельно, их нельзя путать.

Приходно-расходная книга должна являться рабочим документом бухгалтерии, и именно сотрудники бухгалтерии обязаны вносить всю необходимую информацию в упомянутую книгу.

Записи должны оформляться немедленно после того, как бланки получены от производителя («ГОЗНАК» Министерства финансов) или официально уполномоченного дистрибьютора.

При этом надо указать положенные данные о затраченных/приобретенных средствах и действиях по расходованию/приобретению упомянутых документов, а также записать реквизиты бланков трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязана удовлетворять следующим требованиям:

  • твердая обложка, так как журнал используется практически ежедневно, а потом должен находиться в архиве в течение довольно долгого времени;
  • предварительная (до внесения первой записи) нумерация страниц;
  • надо прошнуровать книгу и опломбировать с помощью номерной (или контрольной) индикаторной пломбы (специальной наклейки из одноразового пломбировочного материала);
  • подтверждающая надпись, в которой указано количество страниц ПРК прописью и цифрами, и поставлена подпись первого руководителя (замена на подпись главного бухгалтера или заведующего кадровым департаментом является нарушением правил).

Заполнение ПРК

Существуют определенные правила заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки. Прежде чем начинать работу с книгой, надо заполнить титульный лист и подтверждающую надпись, записав также номер контрольной пломбы. Название компании следует отметить так, как это написано в уставе.

Вторая страница предназначена для внесения данных о сотруднике, отвечающем за ведение книги (необходимо зарегистрировать реквизиты приказа о назначении) и его должность. Обычно данный журнал ведет бухгалтер. Здесь же надо указать период ведения книги.

На странице 3 напечатано 12 колонок, куда следует занести свою информацию, чтобы заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек:

  • Графа 1. Номер, назначаемый при записи информации о каждой трудовой.
  • Графы 2-3-4. Даты получения/выдачи. Даты надо записывать арабскими, а не римскими цифрами.
  • Графа 5. Наименование организации, где были закуплены бланки трудовых книг и вкладышей, или сотрудника (отдела), которому они выданы. Работодатель обязан производить закупки указанных документов у Объединения ГОЗНАК Министерства финансов или официальных распространителей.
  • Графа 6. Договор о приобретении или заявка на выдачу документов с записью даты, названия и номера. То есть организация получает бланки книжек и вкладышей от производителя/распространителя в соответствии с официально оформленным договором, а отдел кадров получает бланки из бухгалтерии по заявке. Иногда сотрудник покупает бланк самостоятельно и приносит в канцелярию. Но при оформлении трудовой книжки впервые это незаконно, так как Приказ МФ №117 требует применять только те документы, которые приобретены работодателем у компаний или ИП-распространителей в соответствии с условиями договора, должным образом подписанного с производителем/распространителем.
  • Графа 7. Количество приобретенных трудовых книжек, их номера и серии.
  • Графа 8. Количество приобретенных вкладышей (с информацией о реквизитах).
  • Графа 9. Сумма, потраченная на покупку документов. Инструкция о том, как заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки, содержит требование о точном указании затрат на покупку упомянутых документов по договору, официально подписанному с производителем/дистрибьютором данной полиграфической продукции.
  • Графа 10. Реквизиты при расходе (выдаче) бланков. Вкладыши трудовых и бланки классифицируются как документы, подлежащие строгой отчетности, поэтому Правила (п.42) требуют соблюдать порядок выдачи (расхода) бланков, которые должны отпускаться по заявке специально назначенному сотруднику. Бланки расходуются кадровиками, которые получают их из бухгалтерии, а затем предоставляют отчет о количестве выданных/израсходованных бланков, а также об их реквизитах.
  • Графа 11. Номера и серии при расходе вкладышей трудовых книжек.
  • Графа 12. Сумма покупки вкладышей трудовых книжек и бланков. Имеется в виду цена, которую берут с сотрудников за упомянутые документы. Эта сумма обусловлена объемом средств, затраченных на их закупку. Работодатель обязан сам оплатить новые бланки только в указанных ниже случаях:
  1. утрата книжки в связи с обстоятельствами непреодолимой силы (природные и технические бедствия, аварии, военные действия, общественные конфликты и другие);
  2. неверное заполнение;
  3. повреждение (износ, загрязнение и другое), произошедшее не по вине сотрудника.

В некоторых случаях администрация отказывается брать с сотрудников деньги за расход вкладышей трудовых и бланков. Правила не включают упоминания о таком характере работы с документацией, но в принципе это не противоречит принятым регламентам, и эти условия можно предусмотреть во внутренних документах компании.

Ошибки при заполнении приходно-расходной книги

Одна из распространенных ошибок – это отсутствие правильной информации в 6 графе – то есть отсутствие записи о реквизитах соглашения о покупке вкладышей и бланков, или запись, свидетельствующая о том, что бланк получен от сотрудника. Это особенно важно, если сотрудник получает трудовую книжку впервые.

Например, работник сам где-то приобрел бланк, а кадровый департамент, не зная, как заполнить приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласился использовать этот документ для регистрации первой ТК.

Возможен и такой вариант, когда сотрудник впервые оформляется в какую-либо компанию по трудовому контракту, и трудовая книжка выдается ему впервые. Но до этого он работал руководителем ИП и закупал бланки для своего персонала у зарегистрированного распространителя. И теперь он приносит и просит использовать «официальный» бланк/вкладыш (возможно, чтобы не платить за получение).

Это противоречит правилам, потому что работодатель должен применять только те бланки и вкладыши, которые компания закупила на основании условий договора, соответствующим образом подписанного с изготовителем или уполномоченным распространителем.

Такие строгие ограничения связаны с тем, что бланки этих документов должны обладать необходимой степенью защиты.

Она и гарантируется официальным подтверждением того, что эти документы получены непосредственно от производителя (или доставлены сотрудниками специализированных учреждений).

Поэтому работодатель не имеет никакого права принимать от сотрудника и оформлять бланк трудовой, независимо от путей его появления.

Тем более недопустимо, если работники отдела кадров сами говорят вновь принимаемому работнику приобрести «где-нибудь» бланк или вкладыш трудовой.

На бланках трудовых книжек, продающихся в киосках, лавках и переходах, зачастую нет даже водяных знаков.

Известно множество случаев, когда Пенсионный фонд признавал такой документ недействительным, и выходящим на пенсию людям приходилось собирать десятки справок, чтобы подтвердить свой стаж.

Кто должен вести журнал?

Другая ошибка происходит, когда администрация поручает ведение приходно-расходной книги различным сотрудникам кадрового департамента.

Выше упоминался тот факт, что в любой компании необходимо заполнять две книги учета – это приходно-расходная книга и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Записи в первой книге должен делать финансовый отдел, а вторую книгу заполняет отдел кадров.

Еще одна частая ошибка происходит в тех ситуациях, когда ПРК вообще отсутствовала, и руководство принимает решение срочно завести данную книгу задним числом (в преддверии проверки или судебного слушания).

В такой ситуации надо представить руководителю рапорт или докладную записку о том, что такая книга отсутствует и необходимо ее купить и зарегистрировать на день выявления данного факта.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/pravilnoe-zapolnenie-prixodno-rasxodnoj-knigi-po-uchetu-blankov-trudovyx-knizhek.html

Ссылка на основную публикацию